古道视野

[时间管理误区]“大块时间”安排

古道 — Thu, 17 Jul 2008 17:37:19 +0800

对

于很多Projects或Actions来说，大块时间是必不可少的。我们需要一定的时间来进入学习、做事状态，需要沉下心来思考和写作，一旦这个过程被打断，再次进入状态就会消耗很多时间，甚至让我们的心情变得烦躁而无法正常执行任务。

但是，由于某些自小养成的习惯和误区，我们常常在规划时，无意之中犯下刻意“分割大块时间”的错误。

下面，让我们设想一下，比如您现在每天晚上回家时比较安静、比较适合抽出大块时间。而您现在手头有几个Projects是适合在这样的时刻完成的，如读书、锻炼身体、学英语、GTD Review、写文章、给家人打电话。

我们姑且认为，每天晚上我们没有其他事情需要去做，也没有其他的因素来干扰。同时，每天晚上的自主时间是7点到12点，五个小时。那么，设想一下，现在您来做时间安排，做计划，您会如何来做？

惯性的时间管理方式是，每天晚上，抽出半个小时的时间锻炼身体，可能学习到10点钟时，惯性上会感到困倦，所以这个安排到每天的10点。

英语学习比如说读英文小说，这个可以安排在7点到10点，然后，10点半锻炼身体后用半个小时的时间完成GTD Review。11点开始读书和写文章。另外，安排每周一三五或者更少的时间给家人、朋友打电话。

当然，可能您的计划会让时间更加“大块一点”，比如，锻炼身体不每天进行，而是每周三次等等。

可以说，这是我们习惯上的时间管理方式，也是常规的计划方式：把每件事情放到具体的时刻去完成！

但是，我们犯下了一个严重的错误！在无意之间，我们已经将大块的时间分割开了！

那么，应该如何规划时间？个人建议，每天关注一个大的Project，每天的大块时间只安排一件事情！（这也是做减法的一个重要方面！）

首先，是分析一下这些Projects：

英语和读书是需要消耗大量时间的Projects；
锻炼身体是需要定期坚持的，但可以拆分来做；
GTD Review每天都需要做但是耗时很短；
写文章和给家人打电话都需要一定时间，但对精力集中程度要求相对较低。

针对这些特点，我做出以下安排：

每天完成学英语和读书的其中之一。这是时间占用最多的部分。
锻炼身体不确定每天进行，但每周保持至少三次。对于哪个时刻进行，不做具体规定。
GTD Review每天都要做，但不做具体时间安排，学英语或者读书累了就可以做这个。
写文章和给家人打电话，不做每周哪一天的具体规定，但每周至少完成一次，放在某一天工作较累，学习状态不佳，或者学习太累不想继续时去做。

在GTD的日程表和任务中，我做出如下设置：

建立日程表约会，读书，设置二四循环。开始结束时间设置为19：00-24：00。
建立日程表约会，学习英语，设置一三五循环，开始结束时间设置为19：00-24：00。
建立任务，锻炼身体、写文章、给家人打电话，类别设置为@Home。这个类别，可以增加一个@常规或@EveryDay，看您个人习惯。（这个也可以设置日程表约会，每周一循环。）
GTD Review设置任务，写清楚每天Review所需要做的事情为何。类别同上。
在具体操作时，如周二按计划是读书，但是更想学英语，就将二、三两天的计划互换。如果对于锻炼身体等Projects设置的是日程约会，若周一没有做，或者不想做，就将其挪动到周二，顺次下去。

这让我想起一个道理，人的习惯是很难改变的，很多时候，可能我们以为，自己觉得已经在按照新的方法去做，比如说GTD的方法来规划时间和做计划，但是，在很多具体做事的时候，在很多细节的方面，我们依旧是重复习惯中、曾经使用的方法和思路。这需要我们更多的思考和观察！

您在使用GTD的过程中发现了那些时间管理规划误区？欢迎提出！

---------我结婚了！！！---------

恩，最近没更新博客，不好意思，最近我在做什么？结婚登记……虽然还没有办仪式，不过已经是法定夫妻了，呵呵。最近在忙着婚纱照等等乱七八糟的事情，同时，年中了，我把自己上半年做的事情和手头的Projects重新整理了一下，做了很多重新思考和规划，最显著的成效是：砍掉了大量的Projects，“一年只做一件事”！做好减法，这是我最重要的心得！

2008年07月17日, 善用佳软 schreibt: 恭喜！做减法很重要。忘记谁说过这样一句话：你可以实现任何目标，只要你放弃第二目标。
2008年07月17日, yibie schreibt: 恭贺新禧～！我觉得我现在可以和你交换友情链接了～
2008年07月17日, 啧啧 schreibt: 恭喜新禧！做减法和专注实际上是一致的。
2008年07月17日, wantfee schreibt: 同喜同喜，因为今年我也要结婚了。另外，GTD的使用和设置不是最重要的，最重要的是事情做出分析和安排。我们还需要知道哪些事情要努力去做，哪些事情根本不用去理会，这才是有难度的地方。我在我的一篇博客文章《我如何用GTD安排日常生活？》表达过这样的观点，有兴趣的话可以到飞鱼的声纳：http://startwmlife.com查看。
2008年07月18日, 古道 schreibt: 感谢大家的祝福！另外，TO yibie：您的博客已经增加至首页友情链接，博客更新的很不错！我们继续努力！ BTW：我最近更新实在太少，经常被网友骂，实在有些不好意思……
2008年07月18日, 如何才能让GTD工具中的事情安排得更合理？ at 飞鱼的声纳 schreibt: [...] 就像古道在《“大块时间”安排》中所说的那样，这是一项需要注意力高度集中的活动，需要有整块的时间来进行，那么在分析这件事的时候首先需要注意的就是尽量不要把你的学习时间切割成一小块儿一小块儿的，刚学了没有半个小时又开始锻炼身体，这样穿插进行其他活动，很可能会影响到你的学习效果，因为你的情绪、思维从其他活动转移到学习上来是需要一点时间的，要有一个“收心”的过程。所以在安排学习的过程中首先要确保你有1至2个小时不被打扰的整块儿的时间来学习。 [...]
2008年07月18日, 单鱼 schreibt: 恭喜啦,我说好久没见更新了呢. 另外啊,不从GTD的角度来说,运动如果安排在太晚,身体处在兴奋状态不利于睡眠,晚上过了10点内脏慢慢进入休息和排毒时间,这时候作运动不光没有得到锻炼身体的效果,反而有害,建议大家不要在晚上作运动啊.
2008年07月19日, yibie schreibt: [Comment ID #273996 Will Be Quoted Here] 只要以后坚持更新，就算是有交待了，毕竟博客是生活之一，不是全部，而且，结婚嘛，人生大事啊～当然要抓紧一点喽～！再有，谢谢你的鼓励，我会坚持下去
2008年07月19日, david schreibt: 一直RSS潜水，结婚的话一定要浮上来祝福一下：百年好合，早生贵子！
2008年07月19日, 饺子猫 schreibt: 有情人终成眷属！祝古道兄早生贵子！
2008年07月21日, aayyuu schreibt: 恭喜！
2008年07月21日, 长龙博客 schreibt: 恭喜古兄！难怪这段时间一直没见到你的博客更新了，原来是去“依法办事”啦！

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古道视野可以通过订阅工具正常浏览了！

古道 — Thu, 03 Jul 2008 09:18:56 +0800

感

谢zwz提供的帮助！！

事实证明，这个应该是一个bug造成的。下面将出现原因列明如下，以防大家出现类似问题。

使用Live Writer发布文章时，我的一篇文章使用了时间戳的方式，将时间设置为未来的某个时刻，结果自然是在古道视野的首页上没有出现该篇文章，当时没有直接在主页上点击rss订阅标记，所以没有确切的结论，但是至少从Google Reader的反应来看，同时发布的当前时间戳的文章也没有显示，应该是直接就造成了错误。

之后，我在网页的系统中，重新编辑该篇文章，并保存，但问题依旧没有解决。

目前，我将之前发布的两篇文章删除，重新张贴了一下，就好用了……

给大家带来不便，抱歉。

最近更新的两篇文章，一篇是GTD时间管理系列的：

[解决GTD难题]日事日清

一篇是Outlook在GTD应用中的技巧文章：

[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式

同时，恢复Feedsky的订阅地址为原来的。删除文章“古道视野的文章无法进入RSS！！”。

2008年07月06日, 热血嘉年华 schreibt: 是的可以正常浏览了
2008年07月06日, Jim schreibt: 一直通过　ＲＳＳ阅读　正常中

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[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式

古道 — Thu, 03 Jul 2008 09:02:49 +0800

又

是一篇Outlook技巧文章，本文大体内容源于网络文章说明，我不过是增加了一些抓图，并做了相对详细的说明而已，从一定意义上来说，不能算作原创，抱歉！

方法有两种：

方法一：快捷方式命令方法

1、进入我的电脑，点击搜索，输入内容“Outlook.exe”。我的电脑中安装的是Office 2007，默认位置为“C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Outlook.exe”。

2、在桌面上右键，增加快捷方式，"位置"即为前面提到的地址，选择确定。

3、点击该快捷方式，右键，属性，在目标地址上此时应该显示为带引号的"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE"，在其后面增加“ /c ipm.stickynote”，不带引号。

即，此时目标框内为："C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE" /c ipm.stickynote

方法二：Outlook中另存法

1、Outlook中进入“便签”，选择新建便签，左键点击便签左上角，选择“另存为”，见下图：

2、此时会出现该对话框：

此时，选择保存类型为“Outlook模板 (*.oft)”，名称无所谓。我选择放到桌面上。

即可！

2008年07月16日, dennis schreibt: 可以直接创建日历不?

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[解决GTD难题]日事日清

古道 — Thu, 03 Jul 2008 08:58:30 +0800

我们已经了解“古道的GTD1.0版存在问题”，并且，初步记录了自己的时间消耗情况，找到了自己的“时间消耗钉子户”，对自己的时间管理效果做出了一定程度的分析，今天，让我们正式进入更新系统的部分：解决难题！

日事日清是我想强调的第一个方法。

及时清理Inbox：不论您有多少个Inbox，一定要做到每天清理！否则，很有可能出现，别人需要您帮忙做些事情，结果随手记录到便签中，一个星期后才发现自己根本没有开始去做！这可能导致您对GTD系统的信任危机！万万不可！

小技巧：在建立Inbox时，可以直接建立“周Inbox”、“日Inbox”，比如有些可能引起您思考，但是并不是很急的文章，完全可以暂且保存，一周整理一次，而很多事情，则务必当天清理！

另外，在浏览器的收藏夹中建立一个文件夹“Inbox”，并在Inbox中建立子文件夹，比如Soft相关，学习相关，书籍推荐等等，这样在收藏网页时可以直接放入对应位置，节省整理的时间。

操作建议：在日历上做好提醒的约会，我放在下午5点，这样基本可以在晚饭前搞定大部分工作。其他的一些事情可以放在日Review中去做。

针对问题：日Review,Inbox，

相关技巧：如何在桌面建立Outlook的“便签”快捷方式？

每天做好Stuff转化、分解：Stuff只有转化为Project，并分解成Actions，才是可执行的，否则它什么都不是！那么，当您清理Inbox时，务必将Stuff转化为Project，并做好分解。

小技巧：如果某个Project的分解工作非常复杂，您可以建立一个新的Action：“分解Project A”，个人会在Outlook中建立一个约会，这个就没有必要从MindManager中导入了，然后将“与Project A相关的信息”放入约会的正文中，设置好执行时间。

操作建议：如果不复杂的Stuff，建议日Review时去做。另外，建议整理时，把全部Stuff均转化为Project并首先放入MindManager中，这样做最大的好处是，可以极大的限制增加的Projects数量！很多Projects只不过是一时兴起想去做而已，放入MindManager，然后分解，然后导入到Outlook中，这样麻烦的步骤，足以让您对某些不那么重要的Projects产生“厌恶”！记住，有舍才有得，不要去做所有您想到的Stuff！

针对问题：缩减Project清单，改变习惯,Inbox，

可以说，这是“收集”步骤中最关键的部分，其实书中都有强调，但是在我们没有实践之前，感觉并不那样深刻，所以，建议大家，开始实践！

------------分割线---------------

本来我想把这些解决问题的建议，打包放到一篇文章中更新，也可以节省自己和大家的时间，因为毕竟都是比较浅显的东西，思考空间不是非常大，不过后来想起我在这个系列的文章中要尝试，被我称为“链接2.0”的方法（具体说明见文章：古道的GTD1.0版存在问题最后面的部分）。所以，为了便于成为整体，不得不针对每个部分的解答，写出独立的文章。当然，这可能后续某些文章内容很少，请大家谅解。

另外，非常感谢大家对我的支持与理解，尤其是在“关于博客更新的思考”更新以后，收到好多朋友鼓励的mail和留言！真的非常感谢大家！可惜的是，暂时还不能一下子更新太多思考性较重的文章，毕竟GTD2.0系列还有一些需要继续写下去。如果大家有兴趣，建议去“随风而逝”转转，最近更新的几篇文章都是我近来思考的精华！欢迎大家多多讨论！另外，那里是水木清华的博客站，可能不能匿名留言，如果有兴趣，给我mail，大家一起讨论吧！

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关于博客更新的思考

古道 — Fri, 20 Jun 2008 11:34:45 +0800

前

一段时间考虑更新GTD相关的文章，更多的插入图片，采用抓图、写说明的方式来做，但是实际操作起来才发现时间消耗的严重！基本上一篇文章，如果单纯使用文字来说明，耗时大概1-2个小时，甚至少一些，但是如果增加抓图的方式，时间至少增加到3个小时以上，甚至有一篇文章，我耗费了5个小时！当然有我操作不熟练的成分在，但是总的来说，时间消耗的增加不可避免。

我不敢说自己是一个珍惜时间的人，但是至少，我认为时间对于我来说是最宝贵的资源，尤其当我看着一个满满的书架上堆满了没有阅读的书籍，手边一大堆读完却没有开始整理读书笔记的书本，哦，旁边还有一箱子一直计划却没有实施的“谈判专题”的阅读内容，恩？墙角那个箱子里面是什么东西？好久没有动过，上面一层灰尘，哦，又是一箱书……我已经实在不忍心将时间消耗在博客更新上了……

可以说，这是导致最近古道视野更新停滞的主要原因，我知道自己应该不断更新古道视野，应该保持一定的频率更新，这才是一个博客健康发展的道路，也是获得有效点击逐步增长的方式，但是，这种大量的时间消耗不得不让我反思……

我一直认为博客文章的写作是一种“分享”，我做博客的主要目的之一就是“让更多的人从中受到的启发，引起一点思考”，就像我上大学时为了分享电影、音乐而开放FTP，结果让我自己的硬盘报废一样，我觉得这是作为一个人，应该去做的事情。但是，现在，我却不得不考虑这种分享给我个人带来的成本，尤其是目前对于我来说，最大的成本：时间成本！

同时，我不能不承认，我做博客是存在一定私心的，并不那么高尚，核心的目的是：能够认识更多的人，交到很好的朋友。而古道视野也确实给我带来了很多的朋友，真的非常高兴认识你们！从你们那里我受益匪浅！我也承认，我并不排除有一天在古道视野上发布广告的可能，虽然目前我不想这样做，但是通过博客赚钱，并不是我漠不关心的东西。

经过一段时间的思考之后，我觉得，还是选择自己适合的道路发展古道视野更好，对于人生，我最近发展了一下自己原有的理论，我认为：每个人都有他自身的特质、价值观、性格，这些东西是很难改变的，所以，我觉得人没有太大必要去改变这些非常内心、非常基础的东西，这将消耗大量的成本。我认为，每个人应该尽力做到了解自己，对少许内心的特质进行调整，组合形成属于自己的风格，然后，选择一个适合您这种风格的环境，你就可以获得成功！就可以实现人生的梦想！

对于人生如此，对于一个小小的博客，更加如此！

所以，可能从今天开始，我的博客更新内容会做出少许的调整，虽然我知道自己晦涩难懂的文章，突出思想的行文方式不那么受大家的欢迎，但是考虑到自己时间成本的消耗，我还是选择了这种调整，非常抱歉！当然，我会尽力写出更加易读的文章，但是可能会减少抓图的数量，选择更加适合自己的行文方式。

另外，古道视野以专题的方式更新文章不会改变，虽然，我也挺憎恶这种方式的（真的很痛苦……），但是，这是一种必要的学习方式，我也从中受益匪浅！希望可以更好的坚持下去！

顺便提及一下，我的另一个博客“随风而逝”目前也在不断更新中，可以说，那里成了我写博客的一个避风港，没有太过严格的要求，可以随意记录自己的所思所想，近期思考的心得体会，随时的情感波动和感悟，虽然没有形成系统化的结论，但是我相信那里的文章还是值得一读的！另外，随风而逝开博不到两年的时间，点击量已经突破20万！非常感谢大家的支持！

2008年06月20日, 善用佳软 schreibt: 1. 总体来说，思维简单会有幸福；而思想复杂了，除非大悟之前，都是常有思考的痛苦。后一种人就在这种经常苦恼中进步。 2. 图片。我有时也会用图过度，经常抓了图，并且进行了修饰（主要是加注文字说明），然后又感觉其实没必要，或文章图片太多了，而放弃。总体来说，一篇文章图片太多也不好，除非多图成为一种风格。武断而言，形式上，1-3图较好。更复杂的过程可用wink录制flash。 3.博客定位的反思，不仅是更新。总体上，当然如你所说，找到自己的风格。但在一些问题上不断反思，也是很有益处的。我自己的体会，当有了名/利之心时，写文章确实受影响，会考虑好久没更新了、标题是否引人关注…… 作为凡人，难免如此，但我力争克制。也没想过做广告：引入广告这样一件事，又会占用很多精力（想想在新平台开blog的过程就明白）。一起努力！
2008年06月20日, 无铭 schreibt: 我很少回复blog文章，但你的这篇我颇有些感触，有的时候我们总在消耗大量所谓时间成本的东西，做着不符合自己本心的事或者用着自己不喜欢的方式，没办法，生活就是这样。有人说人不能改变社会而只能适应它，我始终认为积极的态度和尽量多的坚持，能让自己在多年之后还像自己，这话对你说，也对我自己，希望大家都能走上真正属于自己的成之路～
2008年06月20日, yibie schreibt: 说实在的，我还是喜欢你以前的文风，虽然近来的文风比较简易，贴近人群，但是，我觉得失去了从前的特色，也是一件十分可惜的事情。从前的文章有思辨的色彩，深入的阅读可以有所启迪，所以我会很认真地读。但是近来的，恐怕仅仅在于“教”而已，启发是有的，但是比起从前，就少很多了。而且，我觉得，不一定要真的单纯为了取悦大众就取悦大众，你文章的价值不在这里，是更深层次的东西。所以，见到你决定恢复从前的文风，真是觉得高兴。再者，我个人认为，向你提出“文章简易化”的人虽然是好意，但是我觉得，很多东西都是思考了才行，如果真的写这么明白，领悟不到那又有什么用呢？真的是，人再懒惰，也不能懒于思考啊！
2008年06月23日, 古道 schreibt: To 善用佳软: 感谢您的分析，您的意见也一直是我在思考的东西，我会认真考虑古道视野的定位问题的，相信会找到更加适合博客也更加适合我自己的方法！ To 无铭：我觉得，从世界角度来说，或者说从大的角度来说，我们确实没有办法改变环境，因为那太庞大了，需要很多的积累；但是，从我们自身生存的环境角度，针对每一个人来说，我们不仅仅可以改变环境，更加可以创造环境！因为我们每个人生活的范围不过是一个小圈子而已，周围的环境并不是那样复杂。当然，这同样很难，同样需要对自己有很多方面的调整和改变，同样需要心态上面的改变，对环境体会视角上的变化，但是为了我们人生的价值和目标，这是值得的，我个人的体会。另外，我最近在随风而逝（gudao.mysmth.net）上更新了几篇这方面的体会，或许您会感兴趣。
2008年06月23日, 古道 schreibt: To yibie：非常非常非常感谢您的支持！更新博客这么久，真的很少有人会对我那种晦涩难懂的文风提供支持！真的非常感谢您！That means a lot for me!! 谢谢！
2008年06月29日, yibie schreibt: [Comment ID #272714 Will Be Quoted Here] 怎么说好呢，有时候，我觉得，思考的过程比起思考的结果更加重要。 GTD系统是要自己不断体会的，如果只是一味的阅读别人思考的结果，所得并不会有想像中的多。但是，古道的文章就很好，把自己思考的过程写出来了，这个让我在思考GTD的时候有同感，更可以在你这里借鉴更多！恐怕之前的读者是喜欢结论多过过程的吧。但是，无论结果如何，过程的荡气回肠你不知道，岂不是错过很多精彩？

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自我训练方法：错误笔记

古道 — Tue, 17 Jun 2008 10:47:03 +0800

错
误，是一面镜子，从中我们可以更加清楚的认清自己。记录错误是我迅速成长的最佳方法之一！他在体察自我，提高能力，避免再次犯错方面都提供了非常巨大的效果！方法为何？看看这篇文章，相信您会有所收获！

您是否想在初入职场时尽快进入状态？是否觉得其他人提高迅速，而自己似乎总是止步不前？是否觉得自己总是在重复犯下同样的错误？如果您的答案有一个是“Yes”，那么，我推荐您使用这种方法：

错误笔记

何为“错误笔记”？这个答案异常简单：记录自己所犯错误的笔记。人们常说，教训和错误是我们成长的最快途径，既然如此，为何不将错误带来的好处更好的发掘出来！？

个人认为，错误笔记关注几个方面：

增强对自身的了解：我一向认为，了解自己非常重要，甚至可以说是最重要的事情之一，我会在未来的文章中详细论述这一观点（关键词链接：了解自己）。而错误是让我们深入分析和了解自己的最佳途径，当我们分析自身所犯错误时，往往他们会指向我们自身的弱点、坏习惯、思维习惯，甚至是价值观。错误就像是一面镜子，只要您认真观察。
迅速提高能力：为何会犯错？去除自身性格及习惯原因，我们会发现自身经验和学识的不足，记录错误可以让我们更好的去总结和有针对性的学习。
避免犯错：当您每天都在记录自己所犯下的错误，设想一下，一个月内您记录了四、五次同样的错误，您还会再犯下同样的错误吗？这样犯错，恐怕您自己都已经烦了……

总的来说，这是我工作以后的尝试中收获最大的一项尝试！从中，我只能说，受益匪浅！

Ok，现在让我们针对“错误笔记”，定义何为“错误”。对于这一点来说，可以有多种解释，但是在记录的初始阶段，个人选用的是“所有让我觉得在当时能够想到，并且如果当时做到可以避免某些后果的，都是错误。”建议不要选择“不够完美的都是错误”这种定义方式，那样您几乎要记录完整的一天中所有的事情了……关键是，找到一个合适的定义方式，限定记录的数量。

接下来，我强调心态，也就是对“错误”的态度。做错误笔记不是找一个心情郁闷的宣泄通道，也不是给您找个忏悔空间，更加不是写日记散心，您是为了了解自我，为了提高能力，为了避免犯下同样的错误，所以，将目光集中在寻找错误和解决问题上！把这种记录当作一个学习的过程，当作提高自己的巨大机会，错了就错了，承担责任，然后，思考如何避免！我一直都认为心态非常重要，如果您总是对犯错本身耿耿于怀，记录只会增加这种痛苦，那么，劝您，还是别弄这个了……

再次，记录什么？如何记录？建议，以最简练的语言描述当时的情境，以便后期回顾和查找，同时在记录时，一定要把相关人士的反应记录下来——记录，就是思考的过程，这可以非常有效的帮助您理清思路。其次，反省自己，为何犯错，原因何在。我个人会将问题分析到清楚的知道导致错误的原因，个人的原因上。因为习惯？因为价值观？因为性格？因为自身的某些特质？还是仅仅只是知识、学识不足？当分析到这样的程度时，我们才能够更加有效的了解自己，更加有效的知道如何改变。

最后，如何处理这个笔记？很多人可能会建议，每隔一定时间翻阅一下。说实话，以我个人经验来说，我绝不认为我会主动翻阅这些记录，至少到目前为止，我还从来没有做过……但是，这并不代表它不能发挥巨大的作用，写的过程就是思考的过程，是整理思路的过程，当您做到认真记录，深刻分析，仔细思考，并从中总结出一些东西时，我相信很多东西已经刻入您的脑海中，没有必要再次翻看了！但是，是否我们就可以记录下来，然后丢进垃圾桶？当然不是！我的建议有两点工作需要完成：

把“笔记”发给您信任，并且能够提供建议的人：可能他不会给您提供答案，因为他并不真的了解情况，不论您的描述多么清楚，都不可能给您一个让人满意的答案，但是他会阐释他的思路，给您提供另外一个看待问题的视角，您会深受启发！同时，强烈建议要求对方提出问题！或许他无法提供答案，因为很多时候，只有当事人才能知道答案，但是他可以提出优秀的问题，而回答这些问题，就是我们学习的最佳途径！
将关于“自己”的性格、特质等提炼出来，放到思维导图或文件中：这非常关键！我们相当于在不断的找到关于自己的“拼图碎片”，当我们将越来越多的碎片放在一起时，或许很快，您就能够“拼”出真正的“自己”！

OK，关于“错误笔记”的全部技巧和个人感悟全都已经在这里了，还等什么？打开电脑，开始记录您的错误吧！不论如何，我要继续这项工作了！

2008年06月17日, mygtd.cn schreibt: 错误的笔记？我不太赞成写错误的笔记，人的思想太多了，过一段时间之后，也许您重头再回顾，而不能认识到这是个错误的笔记，岂不麻烦？
2008年06月18日, hongxo schreibt: 比较赞同古道的想法，我自己就有一个耻辱本，专门记一些自己身上犯的错误，知耻近乎勇。需要从自己犯的错误中汲取经验，乃是最快的成长方法之一
2008年06月19日, 长龙博客 schreibt: 敢于直面自己的错误是了不起的，善于从错误中汲取力量且不为错误而背思想包袱是智慧的。
2008年06月27日, felle schreibt: 写的不错受启发特别是心态那部分我身边好像没有能把这错误笔记给他看的人啊，想请问一下你认为什么样的人才适合给他看呢？
2008年06月29日, 古道 schreibt: To felle：如果没有一个固定的人可以分享您的错误笔记，那么就做一下简单的分类。首先是您想把错误笔记分享，目的是什么？希望他人对您的某些行为提出意见和建议？那么选择的途径就会多了很多，比如某些方面有经验的朋友，师兄、同学，或者是博客。如果是希望说出自己的缺点，说出自己的决心，以便对自己的改正有督促作用，可以说给身边的同事，当然不一定要把整篇文章发给对方。其实，这种方式并不局限于一个人，或者几个人，关键是您想实现怎样的目标，您个人适合怎样的方式，细分一下，自然就知道您可以找谁分享了！

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如何处理To Do List以外的Actions？

古道 — Fri, 23 May 2008 21:21:29 +0800

G
TD是一项非常优秀的管理工具，它追求的是“心如止水”的境界，这也提出了非凡的要求——所有事项均列入GTD系统，这给使用者带来巨大的困扰。针对这一GTD使用者最常见的疑问，本文提出古道个人的思路。

当我们开始使用GTD，每天做事面对着To Do List时，出现了一个很重要的问题：如何面对和处理List外的Actions/Projects？

这些Actions/Projects通常包括以下几种：

1、外来的突发事件

这种情况是最常见的情形，但是相对来说也是较易处理的内容，因为GTD的创立者已经考虑到这个问题，所以他并不建议形成按小时规划的日程表，而是一个To Do List，以便确保计划性和灵活性的统一。个人针对这种情况一般的处理方式是，首先做“重要和紧急程度分析”，这个当养成习惯以后，几乎是一闪念间就可以有粗略判断的事情；然后是关注由自己完成还是委托他人，这个基本上也是瞬间即可得到答案的。如果真的重要并且紧急，那么，立刻去做，不论是委托他人还是自己操作！然后，在GTD系统中补充该项内容。

2、自己想起的新增Project

针对这种情况，个人的意见是，首先确定它真的那样紧急和重要吗？如果这一点让您有一丝犹豫，就不要把自己想起的“Project”当作Project来做，它只是一个Stuff而已！把它丢入Inbox，等到清理Inbox时，经过认真思考以后再处理吧！（注意！一定要每天清理Inbox！）至少我个人经常会冒出上网搜索某个手机或者电子产品信息的念头，可惜，实践证明，大多数情况下都是我消耗了2、3个小时收集了一堆资料，却不会立刻购买，等到真正想要买时，这些资料已经过时了……

3、面对“时间消耗钉子户”

在“”中我提到了“时间消耗钉子户”的概念，以个人认为最大的“钉子户”——上网闲逛——为例，很多时候，这是List外的Project，虽然可能它的起由在系统之内。大多数情况下，这种闲逛都是由GTD系统内的Action为起点，在消耗1、2个小时以后，是否还能以该Action为结束就要看运气了。回想起来，在不断的搜索和链接过程中，时间是被无情浪费的，我们自然或不自然的开始了List以外的Project/Actions！

个人认为，这种时间消耗是完全没有必要的，至于如何解决，我会专门针对“时间管理钉子户”写文章讨论，本篇更多的只是涉及思想和态度：严格限制这种时间消耗，重点避免此种List外Projects！

4、有了时间空闲怎么办？

我的答案是，不会的！在To Do List中，我个人增加了一种情景：@Free！在List列表中，永远都有没能完成Actions！当我们真的有空闲时间时，拿出To Do List，相信我，您一定能够找到现在可以立刻去做的事情！如果没有，那么我建议，立刻在Inbox中建立这样一个Stuff，告诉自己找一些资料放进手机里以便随时阅读，分解一些Project需要上网搜索，找一些可以随时翻阅随时停顿的书籍放到办公室或者家里！个人认为，一个没有这些内容的GTD系统是非常不完整的，我甚至认为这些内容是GTD系统行之有效的关键之一！

当解决了以上难题之后，我们内心之中会有这样一个疑问：难道所有的Projects都要列入GTD中吗？难道我们的生活应该被GTD所控制吗？难道吃饭、刷牙都要去GTD里面查看吗？

我们每个人都不希望自己的生活是机械式的，所有的事情都被任何一个系统所规定好的——不论这个系统是别人规定的，还是自己规定的！但是，GTD是在控制我们吗？它带给我们的是机械式的生活吗？至少我认为不是！理由，我不想多说，在《Get Things Done》和网上已经存在了太多的讨论。我想说的是，每个人有属于自己的习惯和风格，不要被GTD所困！GTD是一种优秀的时间管理方式，但是如果您不喜欢或者不能接受，为什么不取其精华，根据自己的风格和习惯适当接受其中的思想呢？为什么不建立起一个真正适合您自己的GTD系统呢？

有网友给我来信时谈到，他个人认为生活中使用GTD是较难让他接受的，但是在工作中，这是一种可行的方式，问我如果这样做是否可行，是否符合GTD的思路。我个人认为这是可行的，虽然它可能不完全符合GTD的思路，但是，那又如何？您不是GTD从业人员，不过只是想要寻找一个合适的时间管理工具而已，按照自己的风格和习惯尝试好了！

至于洗脸、刷牙，当然不需要进入GTD系统，我个人的一个约束条件是，已经形成习惯的事情是不列入GTD的，如果还没有形成习惯，需要在GTD中做一个提醒。

说了这么多，我个人对于完成List外的Project，基本上是持反对态度，除了GTD系统已经考虑到的外来突发事件以外。您的习惯和风格又是怎样呢？您能够接受的标准又是如何呢？您认为除了这些情况外，还有哪些“List外Actions”呢？欢迎您的留言和讨论，或许能够给更多的朋友带来启发！

2008年05月25日, john schreibt: “实践证明，大多数情况下都是我消耗了2、3个小时收集了一堆资料，却不会立刻购买，等到真正想要买时，这些资料已经过时了……” 这种事情也经常发生在俺的身上啊。生活中常常发现这样的事情：比如下午要去超市买家里沙发的凉席，想到的时候知道要量一下尺寸，可是下午去超市的时候还是忘记了量尺寸，只能望洋兴叹了。如果个人生活中经常有这样的事情发生，那么GTD应该可以利用一下了。
2008年05月29日, Kevin Ren schreibt: 恩。最近也是对这个略有心得，还有待整理。 1、尽量避免把生活日程化。毕竟人过日子是需要开心的，而不是束缚和压抑。把自己的工作精确到每个5分钟，然后如同上了发条的时钟一样，那么就忽略了人体的生物节律和状态循环的问题。日程表有几个必须的、无法删除的约会就可以了。 2、把自己想做的事情经过收集、分类最后通过漏斗的筛选体制，在合适的时候找到合适的事情做。不会有闲着的时候。我有一个SomeDay/Maybe的GTD分类。当没事做的时候就审视一下Project和SomeDay的分类。 3、只用两张表。一张inbox，一张detail。顺利实现了上述功能。至于时间的消耗，人毕竟不是机器，累了或者想放松的时候，就自我放假吧。高效率要比大量时间花费来的好
2008年05月29日, 古道 schreibt: “高效率要比大量时间花费来的好” ——这句我喜欢！！
2008年06月24日, stranger schreibt: 我感觉，一个真正意义上的、游手好闲的、睡觉以外的@free还是需要的。

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[Outlook技巧]巧设底色

古道 — Wed, 21 May 2008 08:30:22 +0800

在

Outlook应用中，针对“任务”和“约会”的底色设置将给我们带来很多的便利！个人的具体应用有以下三种：

1、Outlook“任务”的底色设置：
由于我的时间管理方式以GTD为基础，因此，任务我是按照“类别排序”的，每个类别意味着一种“情景模式”。在Outlook 2007中，每个类别必须分配一个底色，因此这里不必经过太多的设置，也是大家最常用的设置方式，不多加介绍。

2、Outlook“约会”中的底色设置：
在Outlook的约会中，设置底色个人有两种目的：

（1）便于日常按照不同情景，完成“约会”Actions：

在Outlook 2007中，查看“日历”列表，如果是“全天约会”的话，是无法设置排序方式的，这给我们每天查看To Do List带来了很多不便。当然这同样可以通过在类别中设置“Calls”、“Online”、“Home”等项，之后再通过给每个“约会”设置类别的方式实现。但是，有没有更加便利的方式？您可以考虑尝试这种！

新建一个“约会”，在地点中选择对应的“情景”，如Online，如果您以前写过该项，下拉菜单中会出现默认的内容。同时选择勾选“全天”。

然后，在日历的任何一个“约会”位置点击右键，选择"自动设置格式"

选择“添加”，加好名称，选好颜色，点击“条件”，选择“高级”页面：

点击“字段”后，选择“约会字段”，选择“地点”，设置“包含”，如“Online” ，点击确定！

这时您会看到，日程表中的“约会”项目已经用不同颜色标注出来，在日常使用To Do List时，可以非常便利的按照颜色顺序筛选自己想做的Actions！

同时，这种设置是跟随Outlook的数据文件走的，也就是说当您同时使用两台电脑的Outlook，只需要copy对应的数据文件，即可“带走”这些设置，不必重新更改！

（2）在《找出你的“时间消耗钉子户”！》中提到的时间消耗统计中的设置：

设置方式和您做统计数据的目的有关，下面以希望了解人生分配六大方面的时间消耗分析为基础加以说明。

在古道的GTD中，人生规划占据了很重要的位置，大体上我将之分为：事业、健康、情感、社会责任、内心思想、休闲/娱乐/爱好几个方面。我们利用一周的时间来统计自己的时间消耗情况，可以有效分析出自己在目前阶段，将精力和时间分配到各个“人生大类”的哪个方面之中，为后续有效调整时间分配提供了数据基础。为了分析方便，我在Outlook的约会中，设置了上述六项的“类别”，分配好各自的底色。在建立Action的约会时分配好各自所属类别，即可在日Review中非常直观的看到时间分配情况！

这些技巧看似简单，但是在实际应用中却可发挥很重要的作用！极大的方便了GTD的日常应用，欢迎大家提出您在Outlook的使用技巧！

2008年06月15日, mygtd.cn schreibt: 不错，楼主对OUTLOOK非常熟练使用啊

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找出您的“时间消耗钉子户”

古道 — Sun, 18 May 2008 15:20:38 +0800

在
前两年的时间里，我读完了大概300余本书，每一本都要做读书笔记，可是当时的工作很忙，晚上还要加班，所以我只能依靠减少睡眠时间来增加阅读量。每天计算着不要超过4个半小时的睡眠，含午睡，坚持了很久一段时间，效果还好。后来的一场连续4、5天39度多的感冒，几乎七天时间无法阅读任何一本书，让我认识到，靠熬身体来换取时间是多么不值得的一件事情，于是，我将注意力转移到白天的时间有效利用上！本篇文章介绍的，是我如何利用GTD系统了解自己的时间消耗情况的方法。希望对您能够有所借鉴。

做好时间盘点，是时间管理的重要一步！时间管理的重要目的之一就是有效率利用时间，如果连自身的时间消耗在哪里都不清楚，又如何能够有效利用时间呢？下面，是每日时间利用情况的收集工作，为后续分析提供有效数据！

使用工具：Outlook 2007
Project时长：一周
每日消耗时长：少于30分钟

针对问题：无效时间消耗，日Review，规划，价值观

我使用Outlook作为GTD的To Do List工具，每个Action都会在Outlook中以“任务”或“约会”（即日程表）的形式体现出来。

1、当开始做某个Action时，打开Outlook的“任务”或“约会”，添加一个开始时间，以分为最小单位。在日历中参考下图，在任务中，直接填写到正文部分即可。

2、在完成该Action后，日历项目，设置结束时间。对于“任务”，将该任务项拖拽到左侧的“日历”栏中：

此时，会自动弹出一个新建“约会项目”，设置开始结束时间即可！

3、在每天的日Review中，我们需要查看的部分就是Outlook的当天“日历”，体察自己到底给各项Action分配了多少时间！同时这可以增强我们对Actions预估时间的能力。

虽然不是本篇需要讲的东西，但是顺便提一下，以后在“古道的GTD 2.0”中“日Review”工作重点就看上面这个界面，非常清晰的显示出当天完成哪些Actions！（这中间，我使用了不同颜色来体现标签，您使用了那些Outlook技巧？明天，我将更新新的Outlook技巧文章：“善用底色”）

以我个人的总结来看，“网上闲逛”、“无所事事”和“GTD系统外Project”是最大的“时间消耗钉子户”！您的“钉子户”隐藏在哪里呢？

另：这是一种时间统计方式，建议坚持一周，可以用这个数据分析出很多东西，比如您将时间分配给不同重要程度的Project各有多少？分配给家人、事业、生活的时间各有多少？将这些内容与您的价值观相对比，就可以领悟到更多的东西！

关键词链接使用方法：在文章前面有一个“针对问题”项，后面有一些关键词的链接，它们将指向本博客对应的Tag页面，可以直接反映出该文章可以回答哪些其他文章提出的问题，可以系统反映出整个GTD系统的功效，欢迎大家尝试指正！

2008年05月18日, yibie schreibt: 在栖息谷里面有一篇有趣的文章估计你有兴趣,话题是有关知识管理,资料管理之类的,链接地址:http://www.21manager.com/dispbbs.asp?n=163,106607,0,0,0,0,0,0
2008年05月18日, 古道 schreibt: 谢谢！回头认真阅读，或许又能交到一个好朋友！
2008年05月23日, 旅程无限 schreibt: 我曾经分享过“用outlook做时间日志”http://blog.vsharing.com/journeyman/A632902.html，以及分享过《人生审计》这本书，其中有关于记录时间消耗情况的表格。http://blog.vsharing.com/journeyman/A662598.html 其实我自己是用outlook将数据导出到excel表格后自动生成饼图，很方便也很直观。有机会交流。

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[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons

古道 — Fri, 16 May 2008 21:34:33 +0800

众

所周知，Outlook GTD应用中，如果不安装诸多插件，在Project分解方面是较弱的，但是，我们可以通过其他方式来完善这一点，这便是有效方法之一。

1、在Outlook2007下，选择“工具”-“选项”，弹出窗口选择见下图：

2、在联系人目录下新建一个文件夹，命名为Project List：

但Outlook默认视图为名片形式，对我们不适用，按下图选择“按类别”，即可。

3、新建一个联系人，命名为“Blog-GTD专题”。

4、新建一个任务或日程表，在最下面可以找到“联系人”位置：

5、这时，在Outlook联系人的Project List中即可体现出您的Project List，双击打开该联系人“Blog-GTD专题”，选择“活动”，即可得到下表：

此种方式有效弥补了Outlook无法体现Actions之间联系的缺点，算是一个不错的小技巧。虽然，它并不非常完善，即使按此操作依旧可能存在很多问题，但并非完全不可解决。希望可以给习惯使用Outlook的朋友一点帮助。

2008年05月17日, bxjq schreibt: 非常巧妙！
2008年05月24日, xiaoou schreibt: 看不明白的？索引ACTIONS有什么作用？
2008年05月25日, 古道 schreibt: [Comment ID #269033 Will Be Quoted Here] 您可以看看我其他本栏目的相关文章，这是一个时间管理系统，网上一般较GTD，不错的管理方式。我提到的这个技巧也是针对GTD的，在GTD中所有的事情转变为Projects，而Project会进行分解，成为Actions，但是在Outlook中这些Actions都是孤立存在的，索引之后，便于Review和以后查找。
2008年05月26日, Xin schreibt: 奇怪，，我的新建任务那里最底下没有“联系人”这一项。。
2008年05月27日, 古道 schreibt: [Comment ID #269067 Will Be Quoted Here] 在本文的第一条中，说的就是如何打开任务及日历新建项中的“联系人”项，您可以按照图示操作一下。如果勾选了该项后，依旧没有，那么可以将新建的窗口全屏，可能是窗口不够大的原因，没有显示出来！

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